informar de videovigilancia

¿Cómo hay que informar de la videovigilancia?

Informar sobre la videovigilancia según RGPD es una obligación recogida en este marco legislativo. Si tienes tu propio negocio y tienes sistemas de vigilancia basados en la recolección de imágenes, debes hacérselo saber a tus colaboradores, con el fin de no vulnerar su derecho a la intimidad.

Tal como sucede con otros datos que se recogen y que forman parte de la esfera privada de una persona, el material grabado puede tratarse como información personal. Por tanto, si has sido grabado en alguna ocasión por algún circuito cerrado, puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición como si de cualquier otra información de la videovigilancia se tratara. También puedes conocer la identidad del responsable de tratamiento de dichos datos.

Cómo se informa de la videovigilancia a los trabajadores

Respondiendo a la pregunta que encabeza este artículo, la manera indicada para informar de la videovigilancia en LOPD es a través de un documento que debe ser firmado por ambas partes, es decir, por tu parte, si eres el responsable de tratamiento, y por los trabajadores a tu cargo.

Mediante este documento se informa al trabajador de sus derechos en materia de protección de datos y se especifican los ámbitos expuestos a videovigilancia.

¿Deben firmar dicho documento los empleados?

En ningún caso los trabajadores están obligados a consignar dicho documento con su firma. De este modo, la directiva debe informar, sí, pero no de manera expresa a cada uno de los empleados. La norma suele ser colocar un cartel informativo en el lugar de trabajo que informe sobre esta circunstancia.

A partir de entonces, podrás ser grabado por tu jefe o podrás grabar a tus empleados en los espacios que así lo precisen, con la intención de mejorar la seguridad en las instalaciones.

¿Todos los empleados tienen acceso a las grabaciones? ¿Por qué?

La respuesta a esta pregunta es obvia. Solo los trabajadores cuyas competencias les obliguen al visionado de las grabaciones están autorizados. Por otro lado, el jefe de seguridad de la empresa tiene acceso en todo momento, por norma general. Además, las fuerzas de seguridad y judiciales también tienen permisos especiales para acceder a las grabaciones, siempre y cuando haya una causa que justifique dicho acceso.

Si, por ejemplo, alguien que no esté en esta posición visiona los vídeos con o sin el consentimiento del departamento de seguridad, estará incurriendo en un delito de acceso no autorizado, fruto de una cesión no autorizada de la información.

Este último es un problema que está a la orden del día en nuestro país; el reglamento europeo intenta proteger a este colectivo tan susceptible de ser despojado de sus derechos de privacidad, el de los trabajadores.

Nuevo cartel para informar de la videovigilancia de la AEPD

Para adaptarse a las normativas vigentes, la AEPD publicó el nuevo cartel obligatorio que ha de situarse en los espacios colectivos que estén sometidos a videovigilancia. Esta actuación estuvo destinada, en su día, a cumplir de forma escrupulosa con el RGPD aprobado por el Parlamento Europeo en el año 2016.

Sus principales diferencias con el anterior cartel son un enfoque más práctico y una serie de datos diferentes que quedan especificados en lugar de citar textualmente la norma jurídica.

A continuación te muestro los principales campos que contiene el nuevo cartel informativo.

Responsable

Se trata de un nuevo apartado que identificar claramente al titular del tratamiento de datos (persona física o no), que deberá hacer público su nombre, la identificación fiscal y la dirección asociada. Además deberá indicar una o varias opciones de contacto para que los interesados se personen y ejerzan sus derechos de protección de datos.

«Puede ejercitar sus derechos ante…»

Este nuevo subapartado pretende ponértelo fácil cuando de iniciar una acción correctora legal se trata. En definitiva, en este apartado se informa del procedimiento estándar de reclamación y se listan los derechos básicos de protección de datos (acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad y limitación).

También deben especificarse los documentos necesarios que ha de presentar el interesado para ejercer cualquiera de los anteriores derechos, la dirección donde debe remitir la petición y el medio principal dispuesto para recoger tales peticiones, que puede ser correo electrónico o cualquier otro medio telemático actual.

Más información

Por otro lado, se debe incluir un espacio con otros datos de la propia videovigilancia y sus condiciones. Así, en este campo se informa del período de retención de los datos, las cesiones realizadas por parte del responsable de tratamiento y cualquier otra información que precise la actividad de videovigilancia de la empresa.

Con respecto a la instalación del cartel, no es necesario que informes a ninguna agencia estatal o europea de dicho acto. Simplemente intenta utilizar un cartel homologado que recoja toda la información indicada en el anterior apartado.

Como se dijo, tampoco tendrás que informar expresamente a tus empleados de la colocación del cartel ni hacerlo por escrito. En todo caso, sí es conveniente informar al enlace sindical o a cualquier otro responsable jerárquico para que ponga al corriente al resto de empleados.

Ni que decir tiene que los carteles deben situarse en zonas comunes del lugar de trabajo fácilmente visibles por todos los interesados. En el próximo aparatado profundizaremos en este requisito.

¿Dónde debe colocarse el cartel?

La AEPD, en un informe relacionado, estipula que no es necesario que los carteles se sitúen justo debajo de las cámaras. Basta con hacerlo en un lugar visible y que incluya los espacios abiertos y cerrados donde el circuito de videocámaras esté operativo.

Por ejemplo, una buen sitio para situar el cartel en tu empresa puede ser la puerta de entrada al recinto, a la fábrica o a las oficinas. De esta forma te aseguras que todas las personas, sin importar su posición, puedan quedar informadas antes de entrar a la zona que está siendo grabada.

En cualquier caso, si tienes problemas para cumplir con la normativa vigente en materia de videovigilancia según RGPD, no dudes en solicitar asistencia profesional, ya que las sanciones por incumplir los marcos jurídicos español y europeo son bastante cuantiosas.

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