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Adapta e implanta la protección de datos RGPD en tu comunidad de vecinos

A partir del año 2018 entrará en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de aplicación a todos los estados miembros de la Unión Europea, en el cuál se establecen una serie de requisitos nuevos en materia de protección de datos que darán lugar a la adaptación de las leyes respectivas en dichos estados. En España, a partir de mayo, se prevén importantes novedades en materia de obligaciones de los responsables y encargados de tratamiento, entre otras.
Algunas de ellas afectaran directamente a las comunidades de propietarios como, por ejemplo, la supresión de la obligación de notificar los ficheros a los registros públicos de protección de datos, aunque para poder especificar cómo se aplicará el reglamento deberemos esperar a que se hagan los cambios pertinentes en nuestra legislación.

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Gestión del registro de actividades de tratamiento de datos.

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Evaluaciones de impacto y análisis de riesgos.

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Adecuación legal para sitios web y certificación sello de cumplimiento.

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Asesoramiento permanente y representación ante las Autoridades de Control.

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Nombramiento y definición de las funciones del Delegado de Protección de Datos (DPO).

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Defensa jurídica en materia de Protección de Datos, en caso de reclamaciones o denuncias

OBLIGACIONES DE LAS COMUNIDADES DE VECINOS EN EL RGPD

Estas son las obligaciones que deberán cumplir las comunidades de propietarios respecto la normativa de protección de datos.

  • Notificación de un fichero denominado ‘gestión de la comunidad de propietarios’ a la Agencia de Protección de Datos.
  • Notificación de un fichero de ‘trabajadores’ si los huviere.
  • Disponer de los correspondientes compromisos de confidencialidad firmados por parte de los cargos de la comunidad (presidente, vicepresidente, etc) y de los trabajadores (si existen).
  • Notificación de un fichero de video vigilancia de la comunidad si la huviere.
  •  Regular mediante contrato los posibles encargados de tratamiento de la comunidad de propietarios.
  • Disponer de un documento de seguridad actualizado con el contenido mínimo que exige la normativa.
  • En caso de que la comunidad tuviera página web, sería necesario también, incluir los avisos legales correspondientes respecto el RGPD y LSSICE.
  • Si disponen de un sistema de videocámaras se deberá colgar el cartel informativo homologado por la AEPD informando a los afectados sobre la grabación de imágenes.
  • Aplicación de las medidas de seguridad que establece el reglamento (RD1720/2007).

OBLIGACIONES DE LOS ADMINISTRADORES DE FINCAS EN EL RGPD

Si la comunidad de propietarios tiene delegada la gestión de la protección de datos en el administrador de fincas:

  • Será este quien gestionará el correcto cumplimiento de los requisitos en su papel de encargado de tratamiento de los datos respecto la comunidad, por ejemplo la inscripción del fichero en el Registro General de Protección de datos actuando en representación de la comunidad.
  • Deberá cumplir con principios como:
    • el deber de información
    • calidad de los datos
    • conservación de los datos
    • deber de guardar secreto
    • regulación de cesiones de datos.
  • En cuanto a las medidas de seguridad exigibles y el documento de seguridad, lo normal es que el propio administrador se encargue con sus propios medios de la custodia de los datos y los facilite a la comunidad cuando ésta los requiera.

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La Agencia Española de Protección de Datos recibe más de 10.000 denuncias anuales por posibles incumplimientos de la normativa en materia de protección de datos, un gran numero de ellas se convierten en sanciones para comunidades de vecinos.


Pymes, autónomos y comunidades de vecinos tendrán que adaptarse al nuevo Reglamento de la Ley Orgánica de Protección de Datos antes de mayo de 2018. Las multas económicas son aplicables a responsables y encargados de tratamiento sin límite inferior modulándose su proporcionalidad, disuasión y efectividad optándose por la sanción de mayor cuantía según el caso:

Sanciones de hasta 10.000.000 o el 2% del volumen de negocio anual global del ejercicio financiero anterior por:

  • No aplicar medidas técnicas y organizativas por defecto.
  • No realizar la correspondiente Evaluación de Impacto.
  • No disponer del registro de actividades de tratamiento.
  • No designar un DPO.
  • No notificar las brechas de seguridad.

Sanciones de hasta 20.000.000€ o el 4% del volumen de negocio anual global del ejercicio financiero anterior por:

  • No cumplir con los principios y derechos del RGPD.
  • No legalizar las transferencias internacionales de datos.
  • No atender las resoluciones de la Autoridades de Control.

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