Protección de datos de trabajadores despedidos: acceso al email

AVISO IMPORTANTE

Desde el pasado 25 de Mayo de 2018, entró en vigor la aplicación del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que modifica varios aspectos de la Ley de Protección de Datos del año 1995. Por lo tanto esta entrada podría estar desactualizada.

Ver las novedades del RGPD >>

Si tiene alguna duda o desea información personalizada, póngase en contacto con nosotros y estudiaremos su caso.

Uno de los asuntos más controvertidos en cuanto a la regulación de la protección de datos es la protección de datos trabajadores despedidos. 

De hecho, la propia protección de datos de los empleados en plantilla sigue siendo un tema controvertido en el ámbito legal. Tanto es así que cada tribunal expresa su propio parecer o matices a la hora de interpretar la ley.

¿Se puede tener acceso al mail de empleados?

Alguna de las dudas que suelen surgir es en cuanto al acceso al mail de empleados que o bien han sido despedidos o bien se han ido de la empresa voluntariamente.

Lo primero que debes tener claro es que el email es un dato de carácter personal. Por tanto, está regulado en la LOPD. No obstante, existen sentencias contradictorias de diferentes tribunales. De ahí la controversia de este tema.

Para que puedas entender mejor los diferentes puntos de vista, te vamos a explicar de forma sencilla las diferentes sentencias que existen.

Sala de lo Social del Tribunal Supremo

En sus sentencias del 26 de septiembre y del 6 de octubre de 2011, este tribunal estableció que el empresario puede acceder a la información de sus empleados sin su permiso y sin pedir ningún tipo de autorización judicial. Claro está, siempre que la prestación laboral del correo electrónico se deba a la comunicación empresarial y su uso personal esté prohibido.

Este tribunal estima que al usar el correo el trabajador se encuentra en su ámbito laboral y no en su intimidad personal. Por tanto, no tiene ningún carácter confidencial lo que se encuentre en dicha cuenta de correo.

Tribunal Constitucional

En su sentencia 170/2013, este tribunal determinó que si existe una prohibición del uso privado del correo electrónico corporativo que se da a un empleado, no se vulneraría el secreto de las comunicaciones si un superior entrase en dicha cuenta.

Por tanto, en este caso el Tribunal Constitucional y el Tribunal Supremo coinciden en su postura.

Gran Sala del Tribunal Europeo de Derechos Humanos de Estrasburgo

Este tribunal, en su sentencia del pasado 5 de septiembre de 2017, no actuó de esta manera.

Por el contrario, amparó a un trabajador que denunció el acceso a su cuenta de correo electrónico por parte de la empresa sin previo aviso.

Sala de lo Penal del Tribunal Supremo

Esta sala hace un matiz en este asunto, ya que determina que aquellos correos que no hayan sido abiertos por el titular de la cuenta están sujetos al secreto de las comunicaciones. Este secreto se recoge en el artículo 18.3 de la Constitución Española.

Por su parte, los correos que se hayan abierto, y por tanto leído, sí podrán ser consultados por parte de la empresa sin ningún tipo de autorización. No obstante, debes saber que primeramente debe haberse prohibido al trabajador utilizar dicha cuenta para sus asuntos personales. De lo contrario, cualquier tipo de intromisión estaría fuera de los límites legales.

Protección de datos de trabajadores despedidos

En este caso, el asunto es algo más complicado. Así pues, la normativa de protección de datos indica que cualquier tipo de información personal (la cuenta de correo es una información así) debe cancelarse una vez que deje de ser útil para la empresa.

Por tanto, en el momento en el que un trabajador deje de prestar sus servicios a la empresa, esta debe cancelar su cuenta de email. 

Esta cancelación consiste en bloquear los datos de forma que su único tratamiento sea la puesta a disposición de Administraciones, jueces o tribunales en el caso de que fuera necesario. Y esto simplemente es un mero formalismo en el que debe guardarse la precaución de no eliminar por completo estos datos por si pasase algo con el extrabajador y fuera necesario acceder a su cuenta de correo.

¿Existen excepciones?

Si tienes una empresa, muy probablemente te habrá pasado que hayas tenido la necesidad de acceder al correo de un exempleado para comprobar algo relacionado con las comunicaciones con los clientes o para saber si alguno de tus clientes se ha puesto en contacto con él por cualquier asunto.

No obstante, no existen excepciones. Bajo ningún concepto puedes acceder a esta cuenta una vez que el trabajador haya sido despedido. Por el contrario, deberás tomar otras medidas cautelares para que toda la posible información que llegue a dicha cuenta sea redireccionada al correo de otro empleado.

Por otro lado, tampoco podrás acceder a los correos recibidos y no abiertos que se encuentren en esta cuenta. Esto, según la Sala de lo Penal del Tribunal Supremo, estaría infringiendo el derecho a las comunicaciones. 

Sanciones aplicables

Si tú o tu empresa llevase esto a cabo, se consideraría delito según el artículo 197 del Código Penal. Por tanto, y según lo recogido en este artículo, el responsable se enfrentaría a penas de cárcel entre 1 y 4 años, así como a una multa entre 12 y 24 meses.

Medidas que deben tomar las empresas con el correo electrónico de los extrabajadores según la LOPD

Lo primero que debes hacer, durante el proceso de cancelación y bloqueo de estos datos, es incluir en dicha cuenta un mensaje automático de respuesta. Esto servirá para informar a la persona que envíe cualquier correo de que la cuenta no está activa y que debe dirigirse a una nueva dirección. Esta acción permitirá que cualquier correo que se halle en la cuenta y no esté abierto dada la cesación de la relación laboral se vuelva a enviar por el remitente a la cuenta indicada.

Consultoría de protección de datos: garantía de cumplimiento legal

Como has podido observar, la protección de datos de trabajadores despedidos no es ninguna tontería. Por el contrario, la ley se toma muy en serio cualquier intrusión o vulneración de la intimidad y el secreto de las comunicaciones.

Por ello, puede ser muy enriquecedor para tu empresa contar con los servicios de una consultoría de protección de datos. Sus expertos podrán ponerte al día y ayudarte a adecuar todos los procesos a la ley que regula esta materia.

Artículos relacionados

6 errores frecuentes que pueden salirte caros por la LOPD Dale un vistazo a los 6 errores que puede cometer cualquier empresa (por ejemplo, la tuya), que suponen infracciones y que, por lo tanto, son sancionables: No haber inscrito en la AEPD todos los ficheros que maneja tu empresa (piénsalo un momen...
Auditoría LOPD El Real Decreto 1720/2007, Reglamento de desarrollo de la LOPD, establece en el artículo 96 la obligación de realizar la auditoría bienal de los ficheros que contengan datos clasificados de nivel medio o alto.La Auditoria LOPD  debe dictaminar en...
Adaptación al RGPD en una empresa Con la entrada en vigor del nuevo RGPD en mayo de este año 2018, se van a producir numerosas modificaciones en la LOPD. Esta fecha concreta en la que termina, para los Estados miembros de la Unión Europea, el plazo de dos años que tenían para realiza...
El deber de informar en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales El deber de informar que alcanza a los responsables del tratamiento de datos personales ha sido siempre un punto clave en la normativa sobre este tema. Con ocasión de las recientes modificaciones en su regulación, te contamos en qué consiste este deb...
0 comentarios

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *