Protección de datos y la redacción de las bases para los concursos

El tratamiento de datos personales en la redacción de las bases de los concursos

En la celebración de concursos y sorteos, existen diversas cuestiones a tener en cuenta desde el punto de vista legal y, especialmente, en cuanto a la protección de datos personales. En este artículo, verás cómo debe realizarse la redacción de bases de concursos, para cumplir las disposiciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y su normativa complementaria.

Aspectos generales

Para dar transparencia a la promoción y evitar futuros inconvenientes o reclamaciones por parte de los participantes y/o ganadores, las bases deben redactarse incluyendo determinada información:

1. Identificación del organizador

Razón social, domicilio, CIF y correo de contacto.

2. Fechas de inicio y finalización

Hay que dejar bien claras, indicando días y horas, las fechas hasta las cuales los interesados podrán presentar participaciones y el momento en el que se llevará a cabo el sorteo o concurso.

3. Mecánica del sorteo o de la promoción

Detallar claramente en qué consiste la promoción y cuáles son los criterios para seleccionar al ganador o a los ganadores. Por ejemplo, si se trata de un concurso literario, hay que indicar cómo se constituye el jurado, cuáles son las normas de estilo y en base a qué pautas el jurado elegirá a los ganadores.

4. Requisitos para participar

Es preciso mencionar cuáles son las condiciones para que los interesados puedan participar en la promoción, aun cuando esté abierta a cualquier persona.

5. Número de ganadores y premio ofrecido

Indicar si el ganador será un solo participante o varios y si se seleccionarán ganadores “suplentes” para el caso en el que algún participante no quiera o no pueda aceptar el premio.

Además, es importante que se establezcan con claridad la naturaleza y el valor del premio o de los premios que se otorgarán. Conviene indicar todas las cuestiones accesorias necesarias, como si el premio puede ser reemplazado o existe alguna fecha límite para su aceptación.

6. Mecanismos de notificación al ganador

Las bases deben mencionar la fecha en la que el ganador o los ganadores serán informados y -muy importante- la vía a través de la cual serán notificados. Por ejemplo, cuando la publicación se realice a través de una página web o red social, es posible establecer que se publicará el nombre del ganador y este deberá comunicarse con el organizador en un plazo determinado. Sin embargo, es importante que ese plazo sea razonable y no demasiado efímero.

7. Cesión de derechos de imagen y/o propiedad intelectual

Es esencial para que el organizador pueda dar a conocer, públicamente, los ganadores. Cuando el sorteo se realiza a través de las redes sociales, los participantes deben aceptar previamente que sus perfiles se podrán hacer públicos en los perfiles u otros sitios web del organizador.

8. Posibles suspensiones o prórrogas

Las bases deben contemplar la posibilidad de que el concurso o sorteo sea suspendido o se prorroguen las fechas de selección de los ganadores. Lógicamente, ello puede ocurrir mediando causas de fuerza mayor.

9. Penalizaciones y descalificaciones

Se detalla bajo qué circunstancias es posible que los participantes sean penalizados o descalificados del concurso. Por ejemplo, ante casos de conducta fraudulenta (como plagios o participación a través de varias cuentas similares).

10. Cláusula de exoneración de la responsabilidad

El organizador debe incorporar una cláusula que lo exima de responsabilidad por incumplimientos por parte de participantes o uso indebido del premio otorgado al ganador.

Reglas básicas para la protección de datos en la redacción de bases de concursos (Reglamento de la LOPD)

Un informe de la Agencia Española de Protección de Datos Personales apuntó que, en la realización de concursos, uno de los incumplimientos más frecuentes de la LOPD y del Reglamento de la LOPD tiene que ver con la información incompleta que se facilita a los participantes en el momento de recoger sus datos personales.

Al redactar las bases, no debemos olvidar que, por involucrar el tratamiento de datosCualquier operación o procedimiento técnico, sea o no auto... personales de los participantes, se debe incluir obligatoriamente determinada información específica.

Además de la normativa nacional, en 2016 se aprobó en el Parlamento Europeo el Registro General de Protección de Datos, que viene a incorporar nuevos requerimientos sobre la información que se debe presentar a los interesados (en este caso, a los participantes del concurso).

Si bien siempre es conveniente contactar con una consultoría de protección de datos, siguiendo estos consejos, podrás evitar potenciales inconvenientes:

– Identificación del organizador del concurso o sorteo

Los interesados deben tener una información clara y completa sobre la identidad de la empresa que organiza el concurso, en su carácter de responsable del tratamiento de sus datos personales. Por ello, las bases deben mencionar su razón social (nombre), domicilio social, código de identificación fiscal y correo electrónico de contacto. También deberían incluirse la identidad y los datos de contacto de un representante de la compañía.

– Finalidad del tratamiento

Las bases deben realizar una descripción de los fines del tratamiento de los datos, los plazos o criterios de conservación y la posible elaboración de perfiles o existencia de decisiones automatizadas y lógica aplicada.

– Legitimación

Explicar la “base” jurídica del tratamiento de los datos.

– Previsión de cesiones o transferencias de los datos a otros países

En caso afirmativo, hay que detallar quiénes son los destinatarios finales de la información.

– Derechos de los participantes

Se debe hacer referencia al ejercicio de los derechos y hay que detallar, según contempla la normativa, cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de los datos, además de la limitación u oposición a su tratamiento.

También se debe describir el derecho a retirar el consentimiento prestado y reclamar ante la autoridad de control (Agencia Española de Datos Personales).

Revisar las normas y acudir a una consultoría de protección de datos: dos claves para evitar problemas

Esta guía contiene las pautas básicas para que la redacción de bases de concursos y sorteos se haga con total cumplimiento de la normativa aplicable a los datos personales. Sin embargo, siempre es recomendable consultar las guías oficiales elaboradas por la Agencia Española de Protección de Datos Personales (por ejemplo, siguiendo este link, encontrarás la guía sobre cumplimiento del deber de informar). Además, es un tema que también implica la consulta a especialistas en protección de datos.

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