Contratar un delegado de protección de datos es una de las dudas que tienen muchas empresas. No obstante, contar con este profesional en tu organización puede ser un punto a favor para tu corporación. Como es posible que tengas dudas acerca de la figura de este profesional, en este artículo vamos a profundizar en ella.
¿Qué es un delegado de protección de datos?
Según la Agencia Española de Protección de Datos, el delegado de protección de datos es uno de los elementos más importantes del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Contar con este profesional en cualquier organización es una garantía de que se cumplirá la normativa de protección de datos.
Este delegado tendrá que tener los conocimientos específicos acerca de la protección de datos personales y actuará de forma independiente a la empresa. Aunque, en algunos casos, sí que podría ser parte de la plantilla.
Funciones del DPO
Este delegado también es conocido como DPO (siglas en inglés de Data Protection Officer) y sus funciones principales son las siguientes:
– Informar y asesorar acerca de la normativa de tratamiento y protección de los datos.
– Supervisar que todo se gestione de manera adecuada y en consonancia con la ley.
– Recabar información para determinar las actividades de tratamiento que se hacen en tu empresa.
– Analizar y comprobar la conformidad de las actividades de tratamiento.
– Informar y asesorar mediante recomendaciones al encargado o responsable del tratamiento de los datos de tu compañía.
– Asesoramiento de la empresa, cuando se haga una evaluación del impacto en la protección de datos.
¿Por qué tener un delegado de protección de datos en tu empresa?
Lo primero que has de tener en cuenta, a la hora de pensar si es necesario o no contar con un DPO, es la dureza con la que se va a aplicar el nuevo Reglamento. Realmente, esta nueva norma va a ser mucho más compleja que la vigente hoy en día. Por tanto, contar en tu organización con la ayuda y supervisión de un profesional puede ser enormemente productivo para tu empresa.
No obstante, vamos a darte unas razones más concretas para que puedas entender los beneficios y razones por las que contar con los servicios de un DPO.
Evitarás sanciones de la AEPD
Las sanciones impuestas por el nuevo RGPD son muchísimo más severas que las que se conocen hasta ahora. Por tanto, evitar las sanciones más altas siempre es una ventaja.
En el caso de que infrinjas cualquiera de las normas de este Reglamento, el DPO debe ser quien intervenga entre tu compañía y la AEPD para poder esclarecer lo que ha ocurrido. Sin lugar a dudas, en el caso de que te sancionen, este profesional será un gran recurso a favor.
Cumplirás con el RGPD a la perfección
Pero ten claro que lo ideal es que cumplas con la ley sin ningún problema. Y, para ello, contar con este profesional en tu compañía es imprescindible. Dada la complejidad del nuevo Reglamento, en cualquiera de las opciones seguras habrá que contar con un profesional.
Ya sea una asesoría o un DPO, tendrás que recurrir a la ayuda de expertos. Por tanto, ¿por qué no elegir un profesional que se centrará en guiarte en todo el proceso de adaptación a la nueva norma?
Ayudará a la hora de realizar informes de riesgos
Como bien sabrás, el nuevo Reglamento impone que, a partir del 25 de mayo, si quieres hacer cualquier tipo de tratamiento de datos, tu empresa deberá contar con un informe de riesgos y medidas a tomar para su protección. Esto, si no tienes mucha idea sobre el tema, puede ser un auténtico embrollo.
En estos momentos, el DPO podrá hacerse cargo de estos informes y asesorar a los departamentos pertinentes de tu empresa, para que los realicen adecuadamente. Estos profesionales sabrán qué medidas deberás incluir en tu empresa para proteger los datos y harán un informe de riesgos excelente, que pasará cualquier tipo de examen por parte de la AEPD.
Informes de tratamiento adecuados
Por otro lado, para que tu empresa pueda tratar cualquier tipo de datos, deberá presentar también un informe, que tendrá que contener varias partes. Entre ellas, la justificación del tratamiento, la persona que lo llevará a cabo y las posibles repercusiones que podría tener una filtración de dichos datos durante el tratamiento.
Sin lugar a dudas, también este informe resulta de una dificultad elevada, si no se conoce a fondo la ley. Por ello, contar con un experto en este ámbito es una gran ventaja.
Tendrás un recurso a favor, si se da una violación de los datos
Otro de los requisitos que impone la nueva normativa es que, en caso de que se dé una violación de los datos, se haga un informe en el que se recoja lo que ha pasado. Para, después, remitir dicho informe a la AEPD.
Si cuentas con un DPO en tu organización, en caso de que esto suceda, podrás actuar de forma mucho más rápida a la hora de paliar los efectos de la filtración o vulneración de la seguridad. Así como a la hora de informar a las autoridades competentes.
¿Cuándo es obligatorio contar con un delegado?
Por último, vamos a mencionar los tres casos en los que es obligatorio contar con un DPO en una organización.
– Si los datos son tratados por una autoridad o un organismo público. A no ser que se trate de tribunales, durante un proceso judicial.
– Si las actividades de los encargados del tratamiento son operaciones en las que se observan de forma sistemática y habitual los datos de interesados a gran escala.
– Si se lleva a cabo un tratamiento, en grandes niveles de categorías extraordinarias, de datos personales que hagan referencia a condenas o infracciones penales.
No hay que escatimar en la protección de datos
Ante todo, debes tener en cuenta la gran importancia que tiene la protección de datos en cualquier empresa en la que se hagan tratamientos de estos.
Por tanto, el hecho de contar con un delegado de protección de datos puede ser una gran ventaja para tu empresa. Por no hablar de la tranquilidad que tendrás al asegurarte de no ser sancionado ni amonestado por la AEPD o los usuarios.
