En el ámbito de las empresas es muy común que vulneremos la protección de datos de los trabajadores sin ni siquiera darnos cuenta. Con la nueva LOPD a partir de la aprobación del Reglamento General de Protección de Datos, que entra en vigor el próximo mayo, surgen muchas cuestiones al respecto.
Las cuestiones se refieren especialmente a las obligaciones de una empresa en protección de datos. Por ejemplo, es muy común que se publique información sobre los trabajadores en la página web de la entidad. Incluso publicarlo en un tablón de anuncios dentro del propio edificio donde se encuentre ubicado el lugar de trabajo.
Además, con el auge de las redes sociales esta vulneración puede llegar a intensificarse, ya que tendemos a compartir diversos tipos de informaciones referentes al trabajador. El factor principal en la legalidad de la protección de datos en la publicaciones es el consentimiento del trabajador. El consentimiento es la primera clave para no infringir su derecho a la intimidad personal y a la privacidad.
Una consultoría de protección de datos te podrá llevar a cabo la regulación de todos estos factores necesarios para no vulnerar los derechos de los trabajadores. Ganarás en seguridad y en tiempo, además de ahorrar en cuantiosas sanciones reguladas en la LOPD.
Las obligaciones de una empresa en la protección de datos de sus empleados
Como veníamos diciendo en párrafos anteriores, el cuidado que ha de tener una empresa en la protección de datos de sus empleados es crucial. Este punto deberás tenerlo presente siempre que vayas a tratar con datos que conciernan a un trabajador, ya que siempre tendrá que estar presente. Solamente caben señalar una serie de excepciones que señalaremos más adelante.
Si eres responsable del fichero, es decir, del tratamiento de dichos datos tendrás que establecer los procesos que sean necesarios para la obtención de dicho consentimiento. También, deberás imponer las cláusulas al respecto. Además de preocuparte de que se repute válido, pues serás el responsable de demostrar en un momento posterior que has cumplido con tus obligaciones en relación con la LOPD.
Según la Ley 15/1999 o LOPD es necesario que el consentimiento sea expreso. Es esta la única formalidad que regula en concreto, junto a la obligatoriedad de que se realice por escrito. Estos señalamientos puedes encontrarlo en el artículo 7 de la ley, donde también se hace referencia a los datos que están especialmente protegidos.
¿Cuándo exceptúa la LOPD la obtención del consentimiento?
Si bien el consentimiento es el punto más importante en la protección de los datos personales de los empleados de una empresa, también existen excepciones. La LOPD las regula en relación con diversas situaciones diferenciadas.
En primer lugar, debes tener en cuenta que si los datos personales se están recogiendo para realizar el ejercicio que le es propio a una Administración Pública, este no será necesario. La razón estriba en que es necesario para la estricta realización de sus funciones. Pero ¿qué ocurre en un contrato laboral?
Cuando hablamos de un contrato laboral, la situación se hace algo más delicada. Un contrato implica a dos partes, al igual que un precontrato. Este puede ser laboral, administrativo o negocial. En estos casos, no será necesario que adquieras el consentimiento si los datos personales son necesarios para mantener el mismo o para cumplirlo.
De acuerdo con la LOPD, también cabe señalar la excepción que se da cuando el tratamiento de los datos personales de los trabajadores con los que se está tratando tienen como finalidad proteger un interés vital. Dicho interés tendrá que serlo para la persona afectada, que es la titular de los datos. Podemos encontrar esta regulación en el artículo 7 de la Ley 15/1999, en su apartado 6.
Por otro lado, tenemos que hacer mención a las regularidades del acceso público. Si los datos personales de los trabajadores están publicados en fuentes que resultan accesibles para el público en general, no será necesario el consentimiento.
Ahora bien, tenemos que realizar diversas matizaciones al respecto. Los datos que adquieras de dichas fuentes tendrán que ser precisos para que puedas cumplir un interés legítimo que tengas como responsable del fichero. También, estará permitido si este interés lo es en relación con el tercero al que se cedan.
No obstante, ante todo, no se deberá ir en contra de los derechos fundamentales del titular de los datos, al igual que tampoco de sus libertades públicas.
Consultoría de protección de datos para los derechos de los trabajadores
El RGPD que entra en vigor el próximo 25 de mayo va a realizar numerosas modificaciones en la LOPD. Una de las principales es la prohibición de que el consentimiento sea tácito o presunto, regulándose que ahora deberá ser siempre expreso. Asimismo, se establecen nuevas particularidades para llevar a cabo la revocación del consentimiento.
La revocación del consentimiento es sencilla, pero no tanto las obligaciones que tendrás como responsable del fichero si un tercero lleva a cabo dicha acción. Una consultoría de protección de datos podrá ahorrarte todo este quebradero de cabeza realizando en tu lugar todos los procedimientos necesarios a seguir.
También, los terceros van a tener derecho de cancelación y de oposición. Al igual que se van a regular nuevos requisitos para publicar los datos de tus trabajadores, cualquiera que sea la forma en la que lo vayas a hacer. En todas estas situaciones que hemos mencionado en este apartado, la empresa tendrá la obligación de señalarlo en las cláusulas que vayan a firmar.
Igualmente, no solo tendrás que modificar las cláusulas, sino que también será necesario que instaures un proceso que permita a los terceros ejercer los derechos que te hemos señalado.
Si quieres estar al día de todas las nuevas particularidades y preceptos de obligado y estricto cumplimiento desde la entrada en vigor del nuevo RGPD, te recomendamos el asesoramiento experto e individualizado de una consultoría de protección de datos.
Pues, además de cumplir todo lo referente a la protección de datos de los trabajadores de tu empresa, podrás estar al día en normativa europea y ahorrarte una posible sanción
