Si tienes un negocio o si eres un autónomo, seguro que ya has escuchado hablar de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Esta norma es de obligado cumplimiento, y su objetivo es proteger los datos que los profesionales por cuenta propia manejan de personas físicas. Así, se recomienda realizar una ClickDatos cada cierto tiempo. ¿Por qué?
Principales servicios de una auditoría LOPD
La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) tiene una importancia fundamental para todo tipo de empresas. Por esto, resulta primordial que le prestes atención y que no lo dejes de lado como si fuera un asunto de menor importancia. El objetivo en sí de esta Ley es poder garantizar un uso adecuado de los datos personales de las personas físicas, así como garantizar su protección.
Concretamente, este aspecto se regula en el art. 96 del RD 1720/2007, en el cual se afirma que los sistemas de información se someterán a una auditoría interna cada dos años, al igual que ocurre con las instalaciones de tratamiento. Según este artículo, la auditoría también puede ser externa. El fin, en todo caso, es verificar que se cumple la legislación en vigor.
Una auditoría RGPD integra algunos pasos que deben realizarse de forma acorde a los requisitos legales, los cuales están relacionados con la seguridad de los datos de las personas físicas y con el tratamiento de los mismos. Los principales servicios que te ofrece una auditoría te los contamos a continuación.
1. Conocer qué deficiencias hay
En primer lugar, uno de los primeros servicios que se prestan en una auditoría LOPD es detectar todas las posibles deficiencias existentes en los sistemas de información de tu negocio. Asimismo, la auditoría te mostrará las distintas acciones que puede realizar tu empresa para solucionarlas.
2. Transmitir la importancia de los datos personales
En este punto queremos destacar uno de los más importantes servicios de una auditoría conforme al RGPD, que es el hecho de asegurar un buen tratamiento de datos de terceras personas. De este modo, una auditoría acaba transmitiendo a los empleados de la empresa la importancia que tiene recolectar datos personales de otras personas.
3. Descubrir cómo mejorar la seguridad
Las auditorías RGPD son obligatorias cada dos años en las empresas. La razón es que así pueden comprobar cuáles son las medidas de seguridad de las que dispones, con el objetivo de descubrir constantes oportunidades de mejora en dichas medidas auditadas. Este punto podrá ahorrarte numerosas sanciones.
¿Cómo se prestan los servicios de auditoría de RGPD?
Hay varios factores que se deben tener en cuenta a la hora de realizar una auditoría. Cuando tu empresa sufra una auditoría LOPD será necesario que se someta a una verificación a nivel técnico y a nivel informático.
La manera de hacer dicha verificación es analizar los sistemas de información que tengas implantados en el negocio. Además, se comprobará que llevas a cabo una aplicación adecuada de las medidas de seguridad, lo cual dependerá de los niveles de seguridad de cada organización.
1. Mediante el personal adecuado
Lo primero que se necesita para hacer correctamente una auditoría es un organismo cualificado y que sea independiente. Así, se podrán llevar a cabo los diferentes procedimientos aplicando un punto de vista objetivo e imparcial. No se atenderá a factores externos ni internos que puedan afectar a tu negocio.
2. Auditoría a nivel informático
El nivel informático consiste en comprobar que existe un sistema de confianza y seguro, que asigne contraseñas y usuarios de forma individual. Asimismo, se comprobará si tu empresa realiza copias de seguridad, la frecuencia con la que se hacen, qué procesos hay estipulados para tratar datos personales y cómo se llevan a cabo dichos procesos.
3. Auditoría a nivel técnico
La auditoría LOPD hará también un análisis técnico a tu empresa, que consiste en que las personas se encarguen de comprobar si la empresa tiene algún sistema que destruya datos en caso de que así se solicite, o por otras razones que lo hagan necesario. También, se comprobará el acceso a los ficheros que contengan datos personales y que estén bien protegidas las copias de seguridad.
Las distintas fases de una auditoría de protección de datos
1. La organización
En la primera fase de una auditoría, tras prestar los servicios, se detallarán cuáles son los objetivos que tiene la auditoría y así se organizarán todos los procesos que se van a llevar a cabo. Para ello, se determinarán ciertos aspectos como los sistemas, los archivos que se van a verificar, las medidas de seguridad que se aplicarán o los problemas latentes. A su vez, se especificarán los trabajadores que tienen acceso a los datos y los responsables de la auditoría.
2. Planificación y recopilación
Esta fase de la auditoría consiste en recopilar la información y hacer una planificación. Es decir, se definirá un calendario que indique cuándo se les harán las entrevistas a los trabajadores. También, se recopilará la documentación de los mismos y se comprobarán todos los datos recogidos.
3. Se verificará que se cumple la LOPD
A partir de este momento, la auditoría consiste en verificar que se está cumpliendo la LOPD. Una vez que se haya recopilado la información necesaria, se deberá comprobar que esta cumple los requisitos legales obligatorios dentro de tu empresa. Igualmente, se comparará con la información que se haya obtenido en la fase anterior, para así detectar errores posibles o aspectos que se puedan mejorar.
4. La creación del informe final
Esta es la etapa final de la auditoría de RGPD. En ella se determina la conclusión, y se detallan los aspectos que se deben mejorar: las propuestas, las deficiencias y en qué medida tu empresa se adapta a las exigencias legislativas. También se presentará un informe a la dirección de tu negocio con los resultados más relevantes.
Finalmente, los datos recogidos durante la auditoría de protección de datos deben estar a disposición de la AEPD. Es decir, la Agencia Española de Protección de Datos contrastará la información con la legislación en vigor para que cuides adecuadamente el tratamiento de datos personales.
