La protección de los datos de los empleados es un aspecto fundamental y estratégico en el marco de las empresas. Ten en cuenta que proteger la confidencialidad de la información de tus trabajadores es un deber legal. También es un deber moral.
Así que, aunque todas las organizaciones se preocupen especialmente de factores como sus ventas, ocuparse de la gestión de datos es básico. En este caso, poniendo un énfasis especial en la privacidad de la información digital. Aparte de en los archivos y ficheros en papel, las empresas guardan la mayor parte de su información en dispositivos digitales.
Sobre todo en los discos duros de sus ordenadores, pero recuerda, asimismo, que cada vez es más frecuente que los trabajadores usen sus propios dispositivos, lo que requiere protocolos especiales. Sin ir más lejos, la metodología BYOD (siglas de Bring Your Own Device, que, en inglés, significa trae tu propio dispositivo) supone un riesgo que, en este aspecto, debe ser previsto y analizado.
Algunas estadísticas sobre la seguridad de los datos de los trabajadores
Aunque también importan los datos personales de los clientes, en cuanto a los de la plantilla, hay que destacar que las empresas gastan en su protección un cuarto del presupuesto que invierten en ciberseguridad, una partida que está experimentando una dotación creciente.
Asimismo, un 25 % de de las brechas de seguridad detectadas implica haber dejado expuestos datos confidenciales. Se trata de un porcentaje superior al de los hackeos que se producen en las bases de datos, por lo que es recomendable que tomes en serio esta amenaza. Por lo menos este problema de la confidencialidad de la información de la plantilla supone una preocupación para el 65 % de los Departamentos de Recursos Humanos.
Recuerda que estos departamentos son los encargados de velar por la seguridad de los datos. Como sus responsables no siempre cuentan con la cualificación oportuna para garantizarla o no pueden dedicarle el tiempo suficiente, contemplan subcontratar este servicio a una ClickDatos. Una de sus dudas más significativas refiere la protección de los datos, aparte de los digitales, los analógicos. En este sentido, los expertos de Fellowes aconsejan hacer uso de filtros de privacidad.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) mejora la privacidad de los empleados
En primer lugar, has de saber que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) aumenta las garantías de seguridad de la información de los trabajadores de una empresa. El mayor celo que impulsa estas actividades de protección se ve traducido en medidas como un incremento de las sanciones, que pueden llegar a alcanzar un 4 % del volumen de negocio o 20 millones de euros.
Por otro lado, la obligatoria adaptación de la normativa española a la nueva norma comunitaria se ha llevado a cabo mediante la aprobación, en fecha de 7 de diciembre, de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales. Por sus siglas, es conocida como LOPDGDD.
Entre los artículos 87 y 91 de la LOPDGDD se profundiza en las garantías de seguridad respecto a la plantilla que han de considerar los Departamentos de Derechos Humanos. Son útiles concreciones que se suman a las aportaciones jurisprudenciales con las que se contaba anteriormente.
¿Por qué te interesa conocerlas? A continuación, un resumen de los preceptos más significativos. Sigue leyendo.
Utilización de dispositivos digitales en el trabajo
En la línea de las exigencias del Tribunal Europeo de Derechos Humanos, como quedó claro en el Caso Barbulescu II, las empresas deberán cumplir con unos estándares mínimos de medidas de protección en esta clase de dispositivos. Estas medidas, además, deberán ser convenientemente informadas a los trabajadores.
Los tribunales, por su parte, deberán aclarar hasta qué punto las representaciones de los empleados podrán participar en la fijación de estos criterios, los cuales antes aparecían únicamente reflejados en códigos conductuales telemáticos y políticas corporativas internas.
Desde la empresa, por fines de integridad de los dispositivos y obligaciones de trabajo, solo se podrá entrar en los dispositivos en unas situaciones que hayan sido convenientemente especificadas, y siempre con unas garantías para los usuarios, como conocer las condiciones concretas de sus usos privados.
Videovigilancia y sonidos captados en el centro de trabajo
En cuanto a la videovigilancia, se contempla a nivel general en el artículo 22 y en las relaciones laborales en el 89, aunque se deja un espacio importante a la interpretación.
Si se informa a los empleados y a sus representantes con claridad y concesión, la organización podrá grabar imágenes de los primeros con el fin de ejercer funciones controladoras. La ubicación del dispositivo deberá haber sido informada a los trabajadores de una forma visible, de la misma manera que habrán de tener información suficiente sobre las condiciones de tratamiento de la videovigilancia. La validez de las imágenes para demostrar un delito flagrante está en duda, aunque con autorización judicial sí que servirían.
Por último, la grabación de sonidos solo se justificará por motivos de seguridad y tendrá que respetar los criterios de intervención mínima y proporcionalidad.
Empleo de sistemas de geolocalización
Solo pueden controlar obligaciones laborales y las condiciones de su uso deben haber quedado claras a los trabajadores y sus representantes legales. Se tendrán en cuenta los derechos ARCO.
El nuevo derecho de la desconexión digital
Se trata de favorecer, fuera de la jornada laboral, la conciliación con la vida familiar. La negociación colectiva dará contenido a las modalidades de aplicación práctica de este derecho, que en Francia ya se viene poniendo en práctica desde 2017.
Los derechos digitales en el marco de la negociación colectiva
Como conclusión final, esta normativa remite a la negociación colectiva los cambios en la protección de los derechos digitales de los trabajadores. Unas modificaciones que, en todo caso, irán en la línea de ser ampliadas.
En definitiva, la protección de los datos de los empleados conlleva cumplir con la ley y aumentar la reputación empresarial, puesto que favorece la seguridad de los trabajadores y su productividad.
