Un despacho de abogados, al igual que cualquier otro tipo de actividad profesional, debe ser capaz de adaptarse a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Cumplir con algunas exigencias será sencillo, mientras que, para otras, seguramente, precises de la ayuda de profesionales que sean capaces de ofrecerte los servicios necesarios para poder conseguirlo.
Es sorprendente ver la cantidad de despachos que aún no se han adaptado a las exigencias impuestas por dicha ley. Ni siquiera a las más obvias o fáciles de seguir. Este dato sorprende todavía más en el caso de los profesionales legales, ya que ellos, mejor que nadie, deberían saber de la importancia que tiene cumplir con la ley. Es fundamental cumplir con las obligaciones en materia de protección de datos, sobre todo, cuando se habla de abogados.
¿Por qué es más urgente la adaptación a la LOPD en los despachos legales?
– Este tipo de despachos mueve datos personales de gran relevancia, con información sensible sobre los clientes. Por ello, es verdaderamente importante que los profesionales que ahí trabajan sean capaces de garantizar que los datos están correctamente protegidos. En algunos casos (por ejemplo, cuando se trata de divorcios con niños), hay incluso información referente a menores. No se debe tomar a la ligera el cumplimiento de la LOPD.
– Los clientes suponen que los abogados, como auténticos expertos en la materia, sabrán cumplir más estrictamente con la ley. Esto hará que depositen más confianza en este tipo de profesionales que en cualquier otro. Es fundamental que esa confianza no se vea perjudicada por un fallo en el cumplimiento de las leyes vigentes. Dicho fallo no solamente afectaría a la confianza, sino que también daría mucho que pensar sobre la profesionalidad del despacho en cuestión y perjudicaría su reputación.
¿Qué medidas adoptar para el cumplimiento del Reglamento LOPD?
Las siguientes medidas a adoptar son compatibles con el desarrollo de cualquier profesión, pero han sido especialmente enfocadas a procuradores y profesionales del Derecho.
1. Consultoría LOPD: determinación del nivel de seguridad de la información
Lo primero que hay que hacer es valorar el nivel de seguridad de la información que gestionas en tu empresa. Generalmente, en el caso de los despachos legales, se gestionan datos personales que se sitúan entre un nivel medio y alto de seguridad.
Un nivel medio se entiende por aquellas informaciones que ofrezcan una definición de la personalidad o las características de los clientes y permitan evaluar su comportamiento, así como las relativas a infracciones penales o administrativas.
Un nivel alto se entiende por aquellas informaciones relativas a religión, raza, vida sexual, creencias, salud, ideología o afiliación sindical. También se refiere a los datos derivados de los actos de violencia de género.
2. Inscripción de la información en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
La inscripción de los datos es realmente sencilla, pues basta con acceder a la página web de la AEPD. Esta inscripción se realiza de manera totalmente gratuita, mediante un formulario llamado NOTA.
3. Generación del documento de seguridad
Este documento de seguridad contiene las medidas organizativas, técnicas y de seguridad que van a asegurar la correcta protección de la información. Las medidas dependerán del tipo de datos que se están tratando, pues no será lo mismo proteger ficheros de información con un nivel medio de seguridad que hacerlo con los de un nivel alto.
Si trabajas como abogado independiente, deberás contar con tu propio documento de seguridad e implantar las medidas contenidas en dicho documento de una manera efectiva. Además, dicho documento debe estar siempre actualizado, para que puedas saber las obligaciones más actuales.
4. Información y consentimiento para el tratamiento de los datos
En el caso de los abogados, no es necesaria la obtención de un consentimiento previo para el tratamiento de datos. Se trata de una de las excepciones que aparece en la LOPD. A pesar de que no se requiere dicho consentimiento, debes informar a tus clientes de una serie de puntos contenidos en el artículo 5 de la ley. Se trata del conocido como “deber de la información”, que se hace efectivo mediante la inclusión de cláusulas en los documentos clave de la relación profesional o mediante un formulario específico.
Los puntos de dicho artículo son:
1. Existencia de un fichero con esta clase de datos, el objetivo para el cual se guarda la información y sus destinatarios.
2. El carácter facultativo u obligatorio de la respuesta.
3. Las consecuencias que supone la negativa a proporcionar los datos o su obtención.
4. La posibilidad de poder ejercer los derechos conocidos como ARCO o, lo que es lo mismo, de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición.
5. Tanto la dirección como la identidad del cliente.
5. La calidad de la información
El principio de calidad debe regir la recogida y el tratamiento de los datos, por lo que debes tener en cuenta una serie de aspectos clave, entre los que destacan:
– No debes usar medios ilícitos o fraudulentos para conseguir la información.
– Solamente puedes usarlos para las finalidades que se habían especificado y no para otras.
– No tienes que solicitar más datos de los absolutamente necesarios para llevar a cabo tus servicios.
– Los datos deben estar totalmente actualizados.
6. Acceso a la información de terceras partes
En estos casos, el abogado es el encargado de tratar con los datos, pero debe existir un contrato que permita acceder a la información por parte de terceros. En este contrato se debe hacer mención a los puntos que se tienen que cumplir conforme a la ley, como, por ejemplo, que no los compartirá con otras personas o se tiene la obligación de guardar silencio, entre otros.
7. Envío de publicidad
En general, si quieres enviar publicidad a tus clientes, debes contar con su consentimiento. Aunque bien es cierto que hay diferencias según los medios empleados.
Si trabajas en un despacho de abogados, lo más recomendable es que cuentes con una consultoría LOPD, con el fin de que te ayude con todos los detalles para tratar correctamente la información de tus clientes y poder pasar las auditorías periódicas que deben hacerse en relación con el tratamiento de datos.
Meta título: La correcta adaptación de un despacho de abogados a la nueva LOPDMeta Descripción: Un despacho de abogados tiene que estar totalmente adaptado a las obligaciones que exige la LOPD y, con más razón, siendo profesionales en materia de leyes
